Politica de confidențialitate

1. Cine suntem și ce acoperă această politică

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care Instituto Cugat România (denumit în continuare „Instituto Cugat”, „noi” sau „clinica”) prelucrează datele cu caracter personal ale pacienților, potențialilor pacienți, membrilor de familie, utilizatorilor site-ului web și ale altor persoane care ne contactează sau ne vizitează.

Instituto Cugat România este un centru medical specializat în ortopedie, traumatologie sportivă, medicină regenerativă, fizioterapie și recuperare medicală, precum și în servicii de diagnostic.

Sediu principal: Strada Erou Iancu Nicolae nr. 75A, Voluntari, 077190, județul Ilfov, România
Telefon: +40 725 523 703

Operatorul de date cu caracter personal este Instituto Cugat România – AMBER OAK SPORTS MEDICINE SRL, CUI 49694320, cu sediul în strada Zăgazului, nr. 4E, sc. B, et. 2, sector 1, București.

Dacă aveți întrebări cu privire la modul în care prelucrăm datele dumneavoastră, ne puteți contacta la:

1. Adresă de e-mail dedicată protecției datelor: dpo@institutocugat.com
2. Adresă poștală: Strada Erou Iancu Nicolae nr. 75A, Voluntari, județul Ilfov – cu mențiunea „în atenția Responsabilului cu protecția datelor (DPO)”.

2. Principiile pe care le respectăm în prelucrarea datelor

Prelucrăm datele cu caracter personal în conformitate cu:

1. Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”);
2. Legea nr. 190/2018 și legislația română în domeniul sănătății (de exemplu, Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății).

Ne angajăm să respectăm următoarele principii:

1. Legalitate, echitate și transparență – prelucrăm datele în mod corect și transparent;
2. Limitarea scopului – colectăm datele numai pentru scopuri determinate, explicite și legitime;
3. Minimizarea datelor – prelucrăm doar datele strict necesare;
4. Exactitate – depunem eforturi pentru a ne asigura că datele sunt exacte și actualizate;
5. Limitarea stocării – păstrăm datele doar pe perioada necesară;
6. Integritate și confidențialitate – asigurăm securitatea corespunzătoare a datelor cu caracter personal.

3. Categorii de persoane vizate

Prelucrăm date cu caracter personal referitoare la următoarele categorii:

1. Pacienți actuali și foști;
2. Potențiali pacienți care solicită programări sau informații;
3. Membri de familie / reprezentanți legali ai pacienților (inclusiv minori);
4. Utilizatori ai site-ului nostru web și ai formularelor de contact online;
5. Colaboratori medicali, furnizori, parteneri și reprezentanții acestora.

4. Tipuri de date cu caracter personal pe care le prelucrăm

4.1. Date de identificare și de contact

1. Nume și prenume;
2. Cod numeric personal (acolo unde este impus de lege sau necesar pentru emiterea documentelor medicale / de facturare);
3. Serie și număr carte de identitate / pașaport (în special pentru internări / proceduri medicale);
4. Adresa de domiciliu / reședință;
5. Număr de telefon, adresă de e-mail;
6. Semnătura (pe formulare, consimțăminte informate, contracte, acorduri medicale).

4.2. Date privind sănătatea (categorii speciale – art. 9 GDPR)

1. În cadrul activității noastre medicale, prelucrăm date cu caracter personal sensibile, respectiv date privind sănătatea, precum:
2. Istoric medical general și ortopedic (afecțiuni, diagnostice, intervenții anterioare, alergii, comorbidități);
3. Date privind leziuni sportive, accidente, tratamente de medicină sportivă sau traumatologie;
4. Rezultatele investigațiilor imagistice (radiografii, RMN, CT, ecografii etc.) și interpretările acestora;
5. Rezultatele analizelor de laborator și alte investigații paraclinice;
6. Date referitoare la proceduri de medicină regenerativă (de exemplu PRP – plasmă îmbogățită cu trombocite, injecții, terapii biologice) și alte tratamente specifice;
7. Date privind fizioterapia și recuperarea medicală (planuri de tratament, evidența ședințelor, evaluări funcționale);
8. Date privind intervențiile chirurgicale (tipul procedurii, protocol operator, riscuri, evoluție postoperatorie);
9. Fotografii / imagini medicale sau înregistrări necesare documentării evoluției medicale (de exemplu înainte / după tratament), atunci când este justificat medical sau în baza consimțământului dumneavoastră;
10. Date privind medicația curentă și recomandările terapeutice;
11. Date referitoare la incapacitatea de muncă, scrisori medicale, bilete de trimitere, rapoarte către alți medici sau instituții.

4.3. Date financiare și administrative

1. Date de facturare (nume, adresă, cod numeric personal sau cod de identificare fiscală, după caz);
2. Informații privind metoda de plată și statusul plății (nu stocăm date complete ale cardurilor; acolo unde este cazul utilizăm procesatori de plăți autorizați);
3. Date privind asigurările private de sănătate, atunci când serviciile sunt acoperite de asigurători (număr poliță, informații minime necesare pentru decontare).

4.4. Date colectate prin intermediul site-ului web

1. Date introduse în formularele de contact / programare (nume, e-mail, telefon, motivul programării, mesaj);
2. Date tehnice (adresă IP, date de log, tip dispozitiv, browser etc.) colectate prin cookie-uri și tehnologii similare.

5. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării datelor

5.1. Furnizarea serviciilor medicale

Scopuri:

1. Programarea consultațiilor și investigațiilor;
2. Evaluarea stării de sănătate și stabilirea diagnosticului;
3. Recomandarea și furnizarea tratamentelor, procedurilor medicale, intervențiilor chirurgicale, fizioterapiei și recuperării;
4. Monitorizarea evoluției și urmărirea post-tratament;
5. Organizarea dosarului medical al pacientului.

Temeiuri legale principale:

1. Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – executarea unui contract (furnizarea serviciilor medicale);
2. Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – îndeplinirea unei obligații legale;
3. Art. 6 alin. (1) lit. d) GDPR – protejarea intereselor vitale ale pacientului (în situații de urgență);
4. Art. 9 alin. (2) lit. h) GDPR – prelucrare necesară pentru medicina preventivă sau a muncii, diagnostic medical, furnizarea de îngrijiri medicale sau gestionarea sistemelor și serviciilor de sănătate.

5.2. Administrare, raportare și obligații legale

Scopuri:

1. Emiterea și arhivarea documentelor medicale și financiare;
2. Raportarea către autorități (de exemplu Casa de Asigurări de Sănătate, Direcția de Sănătate Publică, alte autorități competente);
3. Prevenirea fraudelor și asigurarea securității sistemelor noastre.

Temeiuri legale:

• Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – obligație legală;
• Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interes legitim (securitatea rețelelor și sistemelor, protecția activelor și a pacienților).

5.3. Comunicarea cu dumneavoastră și relația cu pacientul

Scopuri:

1. Gestionarea solicitărilor transmise prin intermediul site-ului (formulare de contact / programare);
2. Confirmarea și reamintirea programărilor;
3. Transmiterea informațiilor legate de tratament, recomandări medicale sau aspecte administrative.

Temeiuri legale:

1. Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – pentru comunicările necesare furnizării serviciilor medicale;
2. Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interes legitim (organizarea eficientă a programărilor și comunicarea cu pacienții).

5.4. Marketing și comunicare (opțional, pe bază de consimțământ)

Scopuri:

1. Transmiterea de newslettere, informații despre servicii, campanii sau evenimente;
2. Solicitarea de feedback / testimoniale (inclusiv utilizarea anonimă sau pseudonimizată a opiniilor).
3. Temei legal:
4. Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR – consimțământul dumneavoastră explicit, care poate fi retras în orice moment.

6. Cum colectăm datele dumneavoastră

Colectăm date:

1. Direct de la dumneavoastră, atunci când:
   1.1. vă programați sau participați la o consultație în clinică;
   1.2. completați formulare (medicale, consimțământ informat, contracte, acorduri) pe suport hârtie sau în format electronic;
   1.3. comunicați cu noi prin telefon / e-mail / formular de pe site;
2. De la alți furnizori de servicii medicale, dacă ne furnizați documente sau ne autorizați să le primim (de exemplu scrisori medicale, rezultate ale investigațiilor anterioare);
3. De la membri de familie / reprezentanți legali (de exemplu în cazul minorilor sau al persoanelor care nu își pot exprima voința);
4. De la asigurători sau alte instituții, atunci când legea permite și este necesar pentru decontarea serviciilor.

7. Cui divulgăm datele dumneavoastră (destinatari)

Putem divulga datele dumneavoastră cu caracter personal, în scopurile descrise, către următoarele categorii de destinatari:

• Medici și personal medical din cadrul Instituto Cugat România și, acolo unde este cazul, din cadrul Instituto Cugat Barcelona, dacă acest lucru este necesar pentru evaluarea sau tratamentul dumneavoastră (a doua opinie, protocoale comune de diagnostic / tratament);
• Laboratoare, centre imagistice și alți furnizori de servicii medicale implicați în procesul de diagnostic și tratament;
• Furnizori de servicii IT, mentenanță software medical, găzduire de date, în baza unor contracte care includ obligații stricte de confidențialitate și securitate;
• Furnizori de servicii de contabilitate, juridice sau audit;
• Companii de asigurări sau brokeri de asigurări, în măsura necesară pentru decontarea serviciilor, unde este cazul;
• Autorități publice sau instituții ale statului (de exemplu Casa de Asigurări de Sănătate, Direcția de Sănătate Publică, instanțe judecătorești, organe de cercetare), atunci când există o obligație legală de divulgare.

Nu vindem, nu închiriem și nu divulgăm în alt mod, fără autorizare, datele dumneavoastră cu caracter personal.

8. Transferuri de date în afara Spațiului Economic European

În cazul în care colaborăm cu Instituto Cugat Barcelona sau alți parteneri din afara Spațiului Economic European pentru obținerea unor opinii medicale de specialitate, acest lucru poate implica transferul de date (dosar medical, investigații imagistice) în afara SEE.

În astfel de situații:

1. Ne asigurăm că transferul este realizat în conformitate cu GDPR (art. 44–49);
2. Utilizăm mecanisme legale adecvate (de exemplu decizii de adecvare, clauze contractuale standard, alte garanții);
3. Limităm transferul la datele strict necesare;
4. Vă informăm în mod corespunzător și, acolo unde este necesar, obținem consimțământul dumneavoastră.

9. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră

Perioada de păstrare depinde de tipul datelor și de cerințele legale aplicabile:

1. Datele medicale (dosar pacient, investigații, rezultate, recomandări, scrisori medicale) sunt păstrate în conformitate cu legislația din domeniul sănătății și regulile de arhivare medicală, pentru perioade care pot varia între 5 și 30 de ani de la ultima vizită, în funcție de tipul documentului și reglementările aplicabile;
2. Datele contabile și de facturare sunt păstrate cel puțin 10 ani, în conformitate cu legislația financiar-fiscală;
3. Datele prelucrate pe baza consimțământului pentru marketing sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până la expirarea perioadei stabilite intern (de exemplu 3 ani de la ultima interacțiune), oricare dintre aceste situații survine prima;
4. Datele colectate prin formularele online sunt păstrate pe perioada necesară soluționării solicitării dumneavoastră și, în cazul în care relația continuă, pe durata relației contractuale și conform regulilor de mai sus.

La expirarea perioadelor de păstrare, datele vor fi șterse, distruse sau anonimizate, în conformitate cu procedurile noastre interne și cerințele legale.

10. Drepturile dumneavoastră ca persoană vizată

În conformitate cu legislația aplicabilă, beneficiați de următoarele drepturi:

1. Dreptul de acces – puteți solicita confirmarea faptului că prelucrăm datele dumneavoastră și puteți obține o copie a acestora (inclusiv copii ale documentelor medicale, în limitele legii);
2. Dreptul la rectificare – puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
3. Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – în anumite situații puteți solicita ștergerea datelor; cu toate acestea, în domeniul medical există situații în care legea ne obligă să păstrăm datele pentru o anumită perioadă;
4. Dreptul la restricționarea prelucrării – puteți solicita restricționarea prelucrării în anumite situații (de exemplu pe perioada verificării exactității datelor);
5. Dreptul la portabilitatea datelor – puteți primi datele furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat sau puteți solicita transmiterea acestora către un alt furnizor de servicii medicale, acolo unde este fezabil din punct de vedere tehnic;
6. Dreptul de opoziție – vă puteți opune în orice moment prelucrărilor bazate pe interes legitim sau celor realizate în scop de marketing direct;
7. Dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată (inclusiv crearea de profiluri) – Instituto Cugat nu ia decizii exclusiv automate cu efecte juridice sau similare semnificative asupra pacienților, fără implicare umană;
8. Dreptul de a vă retrage consimțământul – pentru prelucrările bazate pe consimțământ (comunicări de marketing), vă puteți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta folosind datele din Secțiunea 1.

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) din România, dacă considerați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate.

11. Securitatea datelor

Tratăm securitatea datelor medicale și a altor date cu caracter personal cu maximă seriozitate. Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, precum:

1. Acces controlat la dosarele medicale (doar personalul autorizat are acces și numai în măsura necesară îndeplinirii atribuțiilor);
2. Sisteme IT securizate (parole, criptare, copii de siguranță, jurnale de acces);
3. Instruirea periodică a personalului privind confidențialitatea și protecția datelor;
4. Proceduri interne pentru stocarea, arhivarea și distrugerea documentelor medicale;
5. Acorduri de confidențialitate cu angajații, colaboratorii și furnizorii noștri.

Totuși, nicio transmisie de date prin internet sau niciun sistem de stocare electronică nu poate fi garantat ca fiind 100% sigur. Cu toate acestea, depunem toate eforturile rezonabile pentru a preveni și gestiona eventualele incidente de securitate.

12. Datele copiilor

Instituto Cugat oferă și servicii medicale minorilor. În aceste cazuri:

1. Datele minorului sunt prelucrate cu consimțământul și în prezența părintelui / tutorelui / reprezentantului legal, în conformitate cu legea;
2. Consimțământul informat pentru procedurile medicale este semnat de reprezentantul legal (și, acolo unde este cazul, de minor, în funcție de vârstă și nivelul de înțelegere);
3. Comunicarea privind starea de sănătate a copilului respectă legislația în vigoare și drepturile minorului.

13. Cookie-uri și tehnologii de urmărire

Site-ul nostru utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru a asigura funcționarea optimă, pentru analiză și, acolo unde este cazul, pentru funcții de marketing.

14. Modificări ale acestei politici de confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic această politică pentru a reflecta modificări legislative sau schimbări în modul în care prelucrăm datele.

Orice modificări semnificative vor fi comunicate prin actualizarea conținutului acestei pagini și, acolo unde este cazul, prin alte mijloace (e-mail, afișe în clinică).

Data ultimei actualizări va fi indicată la finalul acestui document.

Ultima actualizare: 15.12.2025

Top of Form

 

Bottom of Form